Qualitätsmanagement Q7 (Tiere und Lebensmittel)

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Qualitätsmanagement Q7 (Tiere und Lebensmittel)
Sektor
Themenbereich Veterinärwesen, Lebensmittelüberwachung, Fleischhygiene, Qualitätsmanagement, DIN ISO 9001
Staat Deutschland
Bundesland Nordrhein-Westfalen
Bezirk/Kreis Kreis Borken, Kreis Coesfeld, Kreis Steinfurt, Kreis Viersen, Kreis Warendorf, Kreis Wesel
Projektpartner (Institutionen) Kreis Borken, Kreis Coesfeld, Kreis Steinfurt, Kreis Viersen, Kreis Warendorf, Kreis Wesel
Kontaktperson(en) Hans-Peter Feld, Frank Biermann, Martin Ehling, Ulrich Artmann, Jürgen Herick, Wolfgang Hassler
Projektwebsite
Projektstart (Jahr) 2005
Rechts- und Organisationsform Kooperation
Preise und Auszeichnungen TÜV-Zertifizierung nach DIN ISO 9001

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Koordinaten: 52° 8' 51.00" N, 7° 20' 39.00" E

Beschreibung

Im Jahre 2005 haben sich die Kreise Borken, Coesfeld, Steinfurt, Viersen, Warendorf und Wesel zu der Gruppe „Qualitätsmanagement in 6 Behörden – kurz Q7“ zusammengefunden (ursprünglich 7 Kreise). Qualitätsmanagement bedeutet, dass die Anforderung der internen und externen Kunden an unsere Leistung festgelegt und durch Mittel wie Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung verwirklichen werden.

In der Projektgruppe Q7 wurde ein Qualitätsmanagement (QM) für den gesamten Arbeitsbereich des Veterinärwesens und der Lebensmittelüberwachung aufgebaut und kontinuierlich weiterentwickelt. Nach der ersten Zertifizierung durch den TÜV Nord in 2006 finden jährlich externe Audits (Untersuchungsverfahren) und alle 2 Jahre eine Nachzertifizierung statt. Desweiteren finden jedes Jahr interne Audits statt, d. h. in jeder dieser Behörden führen 2 speziell geschulte Mitarbeiter der anderen Behörden Audits zu einzelnen Fachbereichen durch. Diese Systemaudits dienen dazu, die Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien des QM zu bewerten.

Der Q7-Verbund erfüllt die Vorgaben der DIN ISO 9001, der ISO 17020, der EG (VO) 882/2004, der AVV RÜb und auch die Anforderungen der Arbeitssicherheit und des Umweltschutzes.

Finanzierung

Kosten sind durch die Betreuung im Aufbau des QM-Systems durch ein Beratungsunternehmen entstanden und entstehen aktuell noch sporadisch durch Fortbildung – insbesondere neuer – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Kosten wurden und werden anteilig von den beteiligten Behörden aus den entsprechenden Budgets getragen.

Aktueller Stand

Die letzte Zertifizierung durch den TÜV Nord fand im Jahr 2012 statt und gilt bis 2014. Ansonsten findet ein kontinuierlicher Weiterentwicklungsprozess statt, insbesondere auch durch die Ergebnisse der internen und externen Audits sowie durch Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter und durch Anregungen von Außen.

Erzielte Effekte

Entsprechend der Zielsetzung des Q7-Verbundes ist es gelungen, auf der einen Seite die Arbeit nach außen transparenter und nachvollziehbarer zu machen und eine bessere Kundenzufriedenheit zu erreichen (Kunden sind insbesondere EU, Bund, Land, Bürgerinnen und Bürger, Gewerbetreibende, Tierhalter und Öffentlichkeit). Auf der anderen Seite werden nach innen hin alle wesentlichen Aufgaben von allen Mitarbeitern auf dem gleichen Niveau und in der gleichen Qualität verrichtet, nicht nur innerhalb der eigenen Behörde, sondern innerhalb des Q7-Verbundes.

Über die formalen Beteiligungsprozesse hinaus ist ein wertvoller Nebeneffekt dadurch entstanden, dass beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere aus den verschiedenen Q7-Arbeitskreisen, sozusagen auf dem „kleinen Dienstweg“ einen regen Austausch untereinander gefunden haben, der die Arbeit im täglichen Alltag erleichtert, durchaus aber auch Entscheidungsprozesse in Grundsatzfragen bereichert. Etabliert haben sich mittlerweise auch gemeinsame Kontrollen, gemeinsame Fortbildungsveranstaltungen und gemeinsame Übungen.

Weitere Informationen

Mit dem Weg der Qualitätssicherung, d.h. des Qualitätsmanagements bietet sich den beteiligten Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsbehörden die Chance, im Rahmen der Verbesserung der Leistungsaspekte ein gleichwertiger Partner der von ihnen überwachten und zertifizierten Betriebe zu sein. Denn zunehmend gewinnen Zuverlässigkeit, Verständlichkeit, Durchschaubarkeit, Vergleichbarkeit und Glaubwürdigkeit staatlichen Handelns eine größere Bedeutung. Die Verantwortung für Qualität, Arbeitssicherheit und Umwelt betrifft heute jede einzelne Mitarbeiterin und jeden einzelnen Mitarbeiter. Deshalb war und ist es laufend notwendig, die Mitarbeiter einzubinden und zu motivieren.

Entwicklung: Eine besondere Herausforderung im Aufbau dieses QM-Systems lag darin, über kommunale Grenzen hinweg ein einheitliches QM-System zu erarbeiten, dass in die Strukturen der beteiligten Behörden integriert werden kann. Dieser Prozess wurde durch eine Unternehmensberatung betreut und ist den beteiligten Behörden in einem relativ kurzen Zeitraum gelungen. Im QM-Aufbauprozess wurde auch ein Leitbild entwickelt, dass in allen beteiligten Behörden gelebt wird.

System: Das QM-Handbuch regelt zusammen mit den entsprechenden Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen, Managementtabellen und Formblättern für die qualitätsrelevanten Prozesse in den beteiligten Behörden. Dabei lässt das System im gewissen Rahmen behördenspezifische Abweichungen zu. Der Q7-Verbund ist gekennzeichnet durch folgende 10 Prozesse: Leitungsprozess, Systemprozess, Mitarbeiterprozess, Kommunikation und Information, Kundenprozess, innerer Organisationsprozess, Entwicklungsprozess, Unterstützungsprozess, Ergebnis- und Kennzahlenprozess und kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Ziele: Das Q7-System ist zielorientiert angelegt. Es werden jährlich übergeordnete Ziele mit messbaren gemeinsamen Kennzahlen für alle beteiligten Behörden vereinbart und daneben amtsspezifische Ziele für die einzelne Behörde mit jeweils quartalsmäßiger Überprüfung der Zielerreichung.

Organisation: Das Funktionieren des QM-Systems liegt in der Hand des Steuerungskreises (Fachbereichsleiter, Amtsleiter), denen ein QM-Koordinator (QMB-K) und in jeder Verwaltung ein QM-Beauftragter (QMB) zur Seite steht und die von weiteren Q7-Zirkeln (Arbeitskreise) zu den Fachthemen Lebensmittelüberwachung, Tierseuchen, Tierschutz, Futter- und Tierarzneimittel, Schlachthof sowie Entsorgung unterstützt werden.

Dokumentation: Die gesamten QM-Dokumente (Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen, Managementtabellen und Formblättern) werden vom QM-Beauftragten für Dokumentation (QMB-D) zentral verwaltet und aktualisiert und an die beteiligten Behörden verteilt.